Fachunternehmererklärung: So findest du die BAFA-Vorlage

Die Fachunternehmererklärung ist kein allgemeines Standardformular, sondern hängt am jeweiligen Förderprogramm – du lädst sie direkt beim BAFA im Bereich deines Programms herunter. Hier steht, wo genau du sie findest, wer sie unterschreiben muss und zu welchem Zeitpunkt sie eingereicht wird.

Du findest die Vorlage auf bafa.de im Bereich deines Förderprogramms unter „Formulare" bzw. „Publikationen/Downloads" – nicht in einem zentralen Sammelordner. Beispiel Energieeffizienz in der Wirtschaft: bafa.de/eew → das passende Modul auswählen (z. B. Modul 3 für Mess-, Steuer- und Regelungstechnik) → Formulare. Suchst du im Portal, gib „Fachunternehmererklärung" zusammen mit dem Programmnamen ein, sonst landest du bei einer Vorlage aus einem fremden Programm.

1) Klär, aus welchem Programm dein Zuwendungsbescheid stammt – der Programmname steht oben auf dem Bescheid. 2) Ruf auf bafa.de die Seite genau dieses Programms auf. 3) Öffne dort den Reiter „Formulare"/„Downloads" und wähle die Vorlage, die zu deinem Modul bzw. deiner Maßnahme gehört. 4) Prüf vor dem Ausfüllen das Datum bzw. die Versionsangabe im Formular – ältere Downloads aus dem Browser-Verlauf oder aus einer Mail sind der häufigste Grund für Rückfragen.

Wenn du nach einer Vorlage für einen Heizungstausch im Gebäudebereich suchst, bist du beim BAFA womöglich falsch: Die Heizungsförderung für Wohn- und Nichtwohngebäude wird seit 2024 über die KfW abgewickelt, während andere Einzelmaßnahmen wie Gebäudehülle, Anlagentechnik ohne Heizung, Heizungsoptimierung sowie Fachplanung und Baubegleitung beim BAFA bleiben. Für Unternehmensmaßnahmen (EEW, Prozesswärme, Energiemanagement) ist das BAFA zuständig. Maßgeblich ist immer, welche Stelle deinen Bescheid ausgestellt hat – dort gehört die Erklärung hin.

Mit der Erklärung bestätigt das ausführende Fachunternehmen, dass die geförderte Maßnahme tatsächlich so ausgeführt wurde wie beantragt und dass die technischen Mindestanforderungen des Programms eingehalten sind. Dazu kommen üblicherweise Angaben zu Anlage, eingebauten Komponenten samt Typ und Leistung sowie das Datum der Fertigstellung. Unterschreiben muss das Fachunternehmen, das die Arbeiten ausgeführt hat – nicht du als Antragsteller. Bist du selbst der ausführende Betrieb und gleichzeitig Antragsteller, prüf die Programmbedingungen: Eigenleistung und Eigenerklärung sind nicht überall zulässig.

Die Fachunternehmererklärung gehört in der Regel nicht zum Antrag, sondern zum Verwendungsnachweis nach Abschluss der Maßnahme. Typischer Ablauf: Antrag stellen → Zuwendungsbescheid abwarten → umsetzen → Fachunternehmererklärung ausfüllen lassen → Verwendungsnachweis online einreichen, zusammen mit Rechnungen und Zahlungsbelegen. Die konkrete Frist für den Nachweis steht in deinem Bescheid – halte dich an diese Angabe, nicht an allgemeine Faustregeln aus Foren.

Vier Klassiker: falsche Programm-Vorlage (aus einem anderen Modul oder von einem Beratungsportal statt vom BAFA), veraltete Formularversion, fehlende Angaben zu Fabrikat und Leistung der eingebauten Technik, und ein Fertigstellungsdatum, das vor dem Bescheid liegt oder nicht zur Rechnung passt. Leg die ausgefüllte Erklärung als PDF gemeinsam mit Bescheid, Rechnungen und Zahlungsnachweisen in einem Vorgangsordner ab – bei einer Nachprüfung musst du diese Unterlagen vorlegen können.

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